PMOとは？ 役割、PMとの違い、メリット・デメリットを紹介

PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）とは何か

PMOとはProject Management Officeの略で、企業や組織において、個々のプロジェクトのマネジメントを横断的に支援する部門や構造システムのことです。PMOは組織内に専任の部署として設置されることもあれば、外部の専門会社にPMO業務を委託することもあります。

PM（プロジェクトマネージャー）との違いは何か

PMはProject Managerの略で、個々のプロジェクトの総責任者です。プロジェクトの重要事項について意思決定を行い、全体をマネジメントする立場にあります。PMOはPMが意思決定しやすいように情報を収集し、関係各部署との連絡や調整を担当する組織で、PMを支援する立場といえます。

PMOが必要な理由

では、なぜPMOが必要なのでしょうか？ プロジェクトの規模が大きくなるほど、携わるメンバーの人数は増え、その役割も細分化されていきます。マネジメントに求められる役割も多岐にわたるため、PMが業務過多に陥りがちです。そのような場合に、PMが対応しきれない部分をカバーし、サポートするのがPMOの役目です。PMが十分に意思決定できる時間を確保するためには、PMOによる支援が必要不可欠になります。

理想のPMO

プロジェクトに関する知識や経験、スキルを備えており、かつPMやメンバー、協力企業などと円滑にコミュニケーションを取れるのが理想のPMOといえます。PMの手が回らない事務処理やトラブル対応を引き受ける場面もあります。また、PMOがプロジェクトの特定分野の管理業務に注力し過ぎると、プロジェクト全体の課題や他分野の状況を把握できず、現場と対立してしまう可能性もあります。プロジェクトの成功をイメージし、広い視野で見守りながら、限られたリソースの中で最適な計画を立て、チーム全体で課題に取り組む姿勢のあるメンバーが、PMOには必要とされています。

PMOが果たす役割

PMOの仕事は、PMが多忙な業務のなかで常に的確な意思決定ができるように、プロジェクトの成功に向けて支援することです。

PMをサポートし、プロジェクトをスムーズに進める

プロジェクトの規模が大きいほどPMの業務負担は大きくなるため、全工程をPMが管理するのはほぼ不可能です。PMOはPMの目が行き届かない部分を管理し、サポートする役割を担います。

プロジェクトに必要な人的リソース、コストの調整

PMOが社内の部署である場合は、進行中の複数のプロジェクトを踏まえ、各プロジェクトに必要な人材を配置し、コスト管理を行うことも役割の一つです。外部のPMO組織の場合は、プロジェクト全体を俯瞰することで必要な人材を判断し、コストを考慮して派遣することも可能です。

プロジェクトに必要な人材育成

プロジェクトを成功させるために、人材の育成を担い、最適なチームメンバーをそろえることも、PMOの重要な役目です。PMやメンバーが能力を発揮できるよう、必要な知識・スキルの習得をサポートする必要があります。

類型の異なる活動アプローチ

プロジェクトの課題によって、PMOのアプローチ方法も変わってきます。一般社団法人 日本PMO協会は、PMOのアプローチ方法について「支援型（助言型）」「コントロール型」「指揮型」の3つの形態を示しています。
「支援型」は、PMからの支援依頼があった際、PMに適切な助言または具体的な支援を実施します。「コントロール型」は、PMから各種プロジェクト情報を収集、管理するとともに、問題がある場合は改善を求め、改善までの状況の管理を担います。「指揮型」は、プロジェクトに問題が発生している場合などにPMOが直接介入し、PMやメンバーに対して指揮するアプローチです。

コンサルティング

PMは社内で抜てきされて選ばれるケースが多いと言われていますが、選ばれた人によって得意分野やスキルにはどうしても差が生じます。そこで、PMOはPMの不得意分野を補うため、PMが持っていない専門知識や経験を踏まえてアドバイスします。外部のPMOの場合、新たな視点を持った課題解決策の提示が期待される場合もあります。

PMOを導入するデメリット

プロジェクトによっては、PMOを配置することで人件費の増加が見込まれます。そのため、例えば予算が十分についていない小規模プロジェクトでは、プロジェクト管理ツールで代用できる場合もあるため、PMOを配置しないケースもあるようです。

また、PMOには大規模プロジェクトを率いてきた経験豊富なPMがメンバーとして選ばれる傾向にあるため、ほかのプロジェクトメンバーがその存在に萎縮したり、依存しすぎたりするケースも予想されます。PMOは組織を横断的に管理し、PMを支える役割を担います。PMOを導入する際は、メンバーに導入理由や役割について丁寧に説明し、チーム全員が働きやすい環境を整える必要があります。

PMOを導入する2つのメリット

PMOを導入するメリットとしては、以下の2点が挙げられます。

客観的な視点で支援し、意思決定の精度を高められる

PMOはプロジェクトチームとはある程度距離を置き、プロジェクト全体を俯瞰する立場にあるため、冷静に現状を分析し、客観的に意見を述べやすいのが特徴です。加えて現場、PM、企業の経営層、協力企業など関係者間のやりとりをサポートしていくことで、PMが意思決定にかける時間を確保でき、プロジェクトの品質向上にもつながります。

現場の負担軽減

PMOが事務処理や研修、トラブル解決などの業務を手伝うことで、PMやメンバーは本来の業務に集中できます。また、ITプロジェクトなどの場合、エンジニア領域の知見を持つコンサルタントをPMOとして参画させることが増えています。PMOに技術面の知識が備わっていれば、PMやメンバーたちとコミュニケーションを取りやすくなるとともに、現場の状況を企業の経営陣が理解できるレベルに言語化して伝えられるため、プロジェクトが円滑に進むというメリットもあります。

PMOを導入した方が良いケースとは

大規模なプロジェクトの場合、一般的にPMの業務内容は多岐にわたることから、プロジェクトのすべてを把握できなくなることも多いです。そのようなケースでは、PMが業務過多に陥らないよう、PMOが補佐するのが良いとされています。また、PMは社内で抜てきされて担当するケースが多いですが、必ずしもプロジェクト経験が豊富だとは限りません。PMOの支援があれば、プロジェクトのスムーズな進行につながります。

PMOにおける3つの職種

PMOには、役割に応じて次のような職種のメンバーやチームを配置することがあります。

PMOアドミニストレーター

PMのサポート役として、データ収集や資料作成、経費処理、メンバーの勤怠管理などの事務的な作業を担当する職種です。プロジェクトの規模が大きくなるとその内部でさらに複数のチームに分かれることもあり、PMが1人でマネジメントするには限界があります。PMOアドミニストレーターのサポートによって、プロジェクト全体が円滑に進められます。

PMOエキスパート

プロジェクト環境の整備やルールの策定などを行い、各プロジェクトの品質の標準化を担う職種です。複数のプロジェクトが同時進行している場合、その進捗や成果に差が出てきます。標準化によってこのようなばらつきを抑え、品質の安定を目指します。PMOアドミニストレーターが収集したデータを分析するのも、PMOエキスパートの役割です。

PMOマネージャー

PMOマネージャーは、PMに最も近い存在として、マネジメント業務全般を行う役割です。PMOにおける組織戦略や予算管理のほか、複数人いるPMOメンバーの勤怠管理や育成なども担当します。PMOマネージャーは企業の経営層とPMの間に立つことも多く、ほかの職種と比べてより幅広いスキルやキャリア、経験が求められます。

PMOを担う人に必要なスキル

これまで述べてきたように、PMOはPMを支える立場であるため、特定の分野で高いスキルと素質が求められます。例えば、PMやメンバーと積極的に意見を交わし、プロジェクトの課題を一緒に考えられるコミュニケーション能力や、進捗状況を適切に管理するタイムマネジメント能力、さらに、企業の経営層や外部組織とやりとりする調整力などが特に求められます。

また、近年はIT関連のプロジェクトが増えているため、ITに関する知識やスキルはPMOに欠かせないものとなっています。これら知識に基づき、チームのSE（システムエンジニア）と共通言語でやりとりができれば、PMOとしての活躍の場も広がっていくといえます。知識が不足している場合は、スキルアップを目指すことをおすすめします。

PMOにまつわる資格

PMOになるために必須の資格はありません。PMOには有資格者でないとできない業務は存在せず、これまでの経験やスキル、人柄などが評価される傾向にあります。ただ、知識や能力を証明するために取得しておいた方が良い資格はあります。

一般社団法人 日本PMO協会が運営する「プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格」は、PMOとしてのキャリア形成に役立つ資格です。この資格を持つことでPMOアソシエイトとしての信頼性が高まり、キャリアアップのチャンスが広がります。また、その上位資格として位置づけられているのが「PMOスペシャリスト認定資格」です。この資格では、PMOの役割や事例など、より実践的な知識が問われます。プロジェクトマネジメントに関する知識や技術は日々進化していることもあり、どちらの資格も2年ごとの更新が必要となっています。

まとめ

ここまで、PMOの仕事内容やPMとの違い、必要なスキルなどについて解説してきました。プロジェクトの複雑化や規模拡大でプロジェクトマネジメントの重要性が高まるなか、PMOはその成功に欠かせない存在になりつつあります。

Ｓｋｙ株式会社は設立以来、業務系システムの開発に携わるなかで、多様な業界・業種にて多くの実績を積み重ねてきました。そして、培ってきたこれら経験を土台に、お客様のプロジェクトマネジメントの実行を支援しています。新卒で開発職として入社し、SEやPMとして経験を積んだ上でPMOにシフトしたメンバーも多く在籍しています。